Проектный офис в Минздраве Бурятии

Проектный офис

Минздрав Республики Бурятия
Страница не содержит конфиденциальной информации
Единая точка входа: mz03.ru

Проектный офис – инструмент достижения стратегических целей организации через осуществление серии программ и проектов.

Дмитрий Литвак

Бизнес-технолог

Автор страницы: Литвак Дмитрий Владимирович, эксперт в области управления проектами и куратор внедрения, vk.com/dmitry.litvak.
Быстрый доступ к этой странице: http://mz03.ru
Регламент управления проектами, Google-документ. Пример реализации.
Реестр проектов в Notion. Пример реализации.
План проекта "Совместные торги". Google–таблица. Пример реализации.

Причины организации Центра управления проектами (ЦУП)

Быстрое радикальное повышение управляемости проектного блока, снижение затрат на непродуктивные управленческие активности.
Проведение ревизии ведущихся в Министерстве проектов с целью проведения линии отсечки, выяснения действительного статуса, прогнозов на завершение.
Получение реально работающего инструмента достижения результатов без привлечения дополнительных ресурсов.

Для лёгкого старта и быстрого получения управленческих выгод нужно определить проекты как объекты управления. Нет объектов – нет управления.

Дмитрий Литвак

Бизнес-технолог

Нормативная база + опыт смежников

PDF || ГОСТ Р ИСО 21500 "Руководство по проектному менджементу".
PDF || Положение №1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации".
Текст || "Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах государственной власти", Министерство экономического развития, распоряжение №26Р-АУ от 14.04.2014 г.
Текст || Постановление от 02.03.2019 №234 "О системе управления реализацией национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации"
PDF || Приказ №806а и "Положение о ведомственном проектном офисе Минздрава РФ".
Видео || "Проектное управление в органах государственной власти". Опыт министерств и ведомств, 2016 г.
Видео || "Практика проектного управления для реализации нацпроектов". Конференция Аналитического центра при Правительстве РФ.
Сайт || Ежегодный конкурс "Проектный Олимп", http://olimp.ac.gov.ru/, проводится Аналитическим центром при Правительстве РФ для развития лучших проектных практик в государственном управлении.
Видео || Записи конференций конкурса "Проектный Олимп" 2016-2020 г.
Сайт || 2019 г., конкурс "Лучший проект" и "Лучший проектный управляющий", Департамент здравоохранения г.Москвы.

Методический базис

Основой методического базиса является здравый смысл. Ни один ГОСТ или международный стандарт типа PMBOK или PRINCE2 не поможет конкретной организации обрести проектную компетентность и власть над проектами.
Маршрут прокладывается от быстрого результата к следующему быстрому результату. Простой регламент даёт быстрый реестр проектов и регулярную отчетность, что показывает руководству всю картину. В зависимости от запросов как руководства, так и исполнителей проектная механика развивается поступательно.
Сознательно игнорируются возможные желания "всё-всё-всё изначально тщательно проработать, и вот уж потом...". Сначала результат, потом оценка, затем корректировка, после – следующий результат.
Проводится постоянное несложное обучение заинтересованных лиц. Важно: обучение проводится не абстрактному проектному менеджменту, а технологии управления проектами в Министерстве.
И самое главное: всё будет меняться и развиваться. И метод, и технические решения. Это нормально, иначе невозможно получить результат.

Сначала "зачем", потом "что", после "как", затем "чем". Хитроумный софт – лишь средство, поддерживающее комфортные управленческие процессы. Сила – в коллективных компетенциях, а не в диаграмме Гантта, не к ночи будь помянута.

Дмитрий Литвак

Бизнес-технолог

Техническое обеспечение

Для реализации методики и регламента нужна техническая платформа управления проектами. Необходимо изучить, что уже есть и используется в Министерстве.
Для постоянного обучения нужна платформа дистанционного взаимодействия, накопления материалов.
В качестве технических платформ быстрого запуска проектного менеджмента можно рекомендовать такие проверенные решения, как:

– Система стикеров-карточек на большой пробковой доске. Быстро, дёшево, показательно.
– Система Планфикс, https://planfix.ru/features/ (бесплатно для 5 пользователей) || Короткое видео. Тестовый аккаунт для Министерства: https://mz03.planfix.ru/
– Система юДжайл, https://ru.yougile.com/product (бесплатно для 10 пользователей) || Короткое видео.
– И для ну очень быстрого старта - https://www.notion.so/. Позволяет быстро и бесплатно создать действующий прототип системы управления.

Важно: сначала метод, потом техника. Сначала решение, как ЦУП должен приносить пользу, затем – с использованием каких решений, сервисов, программ.
Рассмотреть возможности СЭД как реестра проектов:

Уже есть.
Есть навык использования.
Все ненавидят.

Дорожная карта запуска проектности за 12 недель
Ближайшие шаги на 2 недели

Принятие решения о старте или отказе от создания Центра управления проектами
Формулирование стратегических задач со стороны руководства
Создание рабочей группы
Старт цикла обучения
Быстрая разработка регламента и выбор технической платформы для тестирования
Создание реестра проектов, получение пользы в виде роста управляемости.
Анализ итогов, принятие решения о дальнейших шагах.

Усложнять просто, упрощать – сложно. Однако сложное становится простым при обретении нужных компетенций*. Так сложное превращается в конкурентное преимущество.

* компетенции – знания, выраженные в объективно полезных бизнесу навыках.

Дмитрий Литвак

Бизнес-технолог

Функциональная структура Центра управления проектами (Проектного офиса)

Важно: не нужно много, нужно а) необходимое, б) работающее.

Есть четыре колеса у проектного автомобиля, везущего организацию в желаемое будущее. Правила игры, система автоматизации, система обучения, система оценки зрелости проектного менеджмента. Возможно, однажды Минздрав Бурятии выйдет на конкурс "Проектный Олимп".

Дмитрий Литвак

Бизнес-технолог

Базовый цикл управления проектами

Идея, затея, задача, проект – четыре агрегатных состояния бизнес-активностей. А еще есть токсичное состояние "невнятная хрень", отравляющее живую ткань компании. То, что пущено на самотек, прорастает сорняками.

Дмитрий Литвак

Бизнес-технолог

11 минут: видео-обзор решений для простого реестра

Если бы управленческие системы создавались просто, то хватило бы двух приказов:
Приказ №1 "О завершении всех проектов в рамках заданных сроков и бюджетов".
Приказ №2 "О безусловном выполнении всех приказов".
Можно начать с этого и посмотреть, что получится.

Дмитрий Литвак

Бизнес-технолог

Дмитрий Литвак

Бизнес-технолог – это эксперт в области управления проектами со специализацией "Увеличение прибыли бизнеса меньшими усилиями за короткие сроки".

Вице-президент Московского отделения Project Management Institiute (PMI, 2003-2004)
Научный редактор русского перевода книги Г.Керцнера «Стратегическое планирование для управления проектами с использованием модели зрелости», 2003 г.
Создатель первого в России некоммерческого портала об управлении проектами http://PMinfo.ru (2003-2008 гг, проект завершен, копия доступна по ссылке)
Автор методики быстрой оценки вероятности успеха проектов PSI (Probability Success Indicator)
Автор методики "Проектный калькулятор" для быстрой оценки экономических показателей проекта на базе OpenProject.
Автор методики "Вариативная матрица" для поддержки принятия экономических решений в ситуациях с нечеткими данными.
Автор методики "ДОМ: динамическая организационная матрица" для проектов улучшения бизнес-процессов компании.
Разработчик дорожной карты "Проектный офис за 12 недель".
Разработчик авторских базовых документов "Устав" и "Паспорт" для проектов разного масштаба.
Автор технологии личной эффективности “Система TIME”, создатель образовательного проекта "TIME-школа" http://TIME-shkola.ru

Награды

Награжден Золотой медалью ВВЦ за организацию выставки «Малый и средний бизнес РФ»
Награжден медалью Московской Ассоциации Предпринимателей (МОО МАП) «За активную работу»